Електронний документообіг на підприємстві: каталізатори переходу та перспективи розвитку

Стаття Хазангюль Мамедової, юристки адвокатського об’єднання Investment Lawyer Group для дайджесту ЮРИСТ & ЗАКОН.

За останні роки український бізнес пережив дві великі кризи — пандемію COVID-19 та повномасштабне російське вторгнення у 2022 році. Обидві події дали потужний поштовх діджиталізації документального оформлення господарської діяльності компаній та змусили їх докорінно змінити свій підхід до управління документами та робочими процесами. Електронний документообіг (ЕДО) став не лише інструментом оптимізації, а й фактором виживання компаній у надзвичайно складних умовах.

Законодавче визначення

Відповідно до статті 9 Закону України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» від 31 грудня 2023 року, електронний документообіг –  це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності згідно із законодавством.

Cтаттею 4 Закону також передбачено, що державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямоване на реалізацію єдиної державної політики такого документообігу, забезпечення прав і законних інтересів його суб’єктів та нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Як і у всьому світі, основна мета впровадження ЕДО в Україні — заміна паперових документів цифровими аналогами, що мають юридичну силу, для оптимізації бізнес-процесів.

Так, у постанові від 11 вересня 2024 року у справі № 591/6212/23 навіть Верховний Суд підтвердив, що процесуальні документи, подані через підсистему «Електронний суд» та підписані електронним підписом, мають таку ж юридичну силу як і паперові документи з власноручним підписом. Таким чином він скасував рішення апеляційного суду, який відмовив позивачу у розгляді апеляційної скарги через відсутність паперового оригіналу, та визнав електронну форму подання документів повноцінною та правомірною.

Каталізатори переходу

Як показав досвід України, паперові документи в умовах, що обмежують пересування людини чи то під час карантину, чи після початку повномасштабного вторгнення, стають справжнім тягарем для бізнесу. Обмежений доступ до офісів унеможливлює підписання та передавання документів, зростають ризики інфекційного зараження через фізичні папери або ж взагалі існує фізична загроза знищення документів у зоні бойових дій. Тож багато українських компаній досить швидко адаптувалися до нових реалій та проінвестували у електронні системи документообігу.

Таким чином, буквально за декілька років електронний підпис в Україні став основним інструментом підтвердження правочинності документів. Хмарні сервіси та платформи дозволили забезпечити безпечний доступ до файлів із будь-якої точки країни чи світу та стали гарантією збереження даних навіть у разі фізичного знищення офісів. А автоматизація процесів суттєво скоротила час на обробку документів та звела до мінімуму людський фактор.

Також підприємства масово впровадили заходи для забезпечення безпеки електронного документообігу. Захищені VPN — з’єднання та багатофакторна аутентифікація захистили доступ до документів, а цифрові архіви дозволили зберігати копії всіх важливих даних у захищених сховищах.

Багато компаній не приховують, що навіть після завершення активної фази бойових дій вони планують залишити частину віддалених форматів роботи та цифрових рішень. Адже ЕДО став не просто тимчасовим заходом на часи криз, а новою парадигмою управління бізнесом. Системи, які раніше впроваджувалися повільно та обережно, сьогодні сприймаються як норма. Бізнес зрозумів, що без електронних документів неможливо забезпечити стабільність та конкурентоспроможність у сучасних умовах. Україна продовжує робити кроки до цифровізації, і ті компанії, які першими адаптувалися до нових викликів, сьогодні отримують стратегічні переваги та можливості для подальшого розвитку.

Труднощі та перспективи

Звичайно, попри значні переваги, запровадження ЕДО має і свої труднощі: високі початкові витрати, опір змінам серед персоналу, проблеми з інтеграцією у вже існуючі системи, а також нестача стандартизації. Проте потенціал цього напрямку величезний. Сучасні технології, зокрема штучний інтелект, блокчейн і хмарні сервіси відкривають нові горизонти: автоматичне сортування документів, захист їх цілісності, доступність навіть для малого бізнесу.

Українські державні ініціативи, як наприклад «Дія», також активно сприяють розвитку ЕДО. А міжнародні організації працюють над уніфікацією його стандартів.

Тож використання ЕДО — це вже навіть не про зручність. Це вимога часу, що формує нові принципи управління підприємствами. А діджиталізація процесів – це стратегічний крок у напрямку сталого розвитку бізнесу та формування цифрової економіки в Україні в цілому.

Повний текст статті можна прочитати тут.